Samen werken of Samenwerken
De coronacrisis heeft ons gedreven naar onze eigen bubbel. De individuele, unieke werkbeleving heeft daardoor een diepe, duistere laag gekregen met als gevolg dat onze - continu groeiende - bubbels steeds meer uit elkaar drijven. Nieuwe golven in de rap transformerende digitale wereld maken het er niet gemakkelijker op.
Een appje sturen via whatsapp of een kort mailtje? Toch maar even bellen? Videobellen via Zoom en notuleren in Word? Of toch OneNote openen? Hoe ga ik bestanden delen met externen?
We bevinden ons in een wereld met fantastische tooling die we op verschillende manieren kunnen inzetten. Wat gebeurt er als iedereen zijn eigen methode bij elkaar smeedt binnen een organisatie? Frustratie. Communicatie houdt niet van ruis en dat wil je dus zoveel mogelijk beperken. Vooral als je op afstand van elkaar moet werken.
Microsoft Teams
De groeiende wereld van digitalisering en automatisering beïnvloedt elk jaar onze werkwijzen. Vorig jaar is deze geleidelijke transformatie behoorlijk in een stroomversnelling geraakt; plotseling was het thuiswerken geen optie, maar een verplichting. Een effectieve chat- en videoapplicatie met direct contact was buitengewoon noodzakelijk over de hele wereld. Om te voldoen aan deze behoefte is het gebruik van Microsoft Teams enorm gestegen. Eén ding hebben we wel geleerd uit deze crisis; stilstaan bij onze manier van samenwerken.
Centrale hub
In Microsoft Teams treed je uit je bubbel. Je vormt één grote bubbel met je collega’s in verschillende teams. Die mengen zich weer met andere bubbels tot één geheel als organisatie. Je hebt namelijk één gezamenlijke plek om te chatten, bellen, vergaderen, tegelijkertijd te werken aan bestanden en o.a. om je werkstromen efficiënter te stroomlijnen.
Effectieve functionaliteiten
De vraag “wie doet wat?” verdwijnt al gauw met bijvoorbeeld de Planner-app waarmee je teamwerk simpel kunt visualiseren en elkaar taken kunt toewijzen. Het inwerken van een nieuwe collega gaat veel soepeler met een Onboarding kanaal waarmee je snel wegwijs wordt gemaakt binnen de organisatie. Je ziet in één oogopslag of je collega’s te bereiken zijn aan de statusupdates of welke wijzigingen door wie zijn aangebracht aan jullie gezamenlijke document. Het is niet meer nodig om stapels Outlook-mailtjes heen en weer te sturen omdat je gesprekken kunt voeren in de posting-tab en elkaar kunt taggen in berichtjes. Kortom: één uniforme manier van samenwerken = weinig ruis, weinig frustratie.
Tips
Verandering in de samenwerking brengt weerstand met zich mee. Je moet renoveren in je gedachtegoed en daarom moet je soms bestaande muren slopen en nieuwe paden bewandelen.
Als je het niet samen bouwt, verdwaal je. Het is dus cruciaal om samen goed na te denken over de inrichting en het gebruik van Microsoft Teams. Maak daarbij duidelijke afspraken in kennismanagement (waar gaan we onze kennis centraal waarborgen), in rollen (wie mag wat, wie beheert wat) en data (welke bestanden gaan we verhuizen). Schijf het beleid en pas dat toe. Verbind je bestaande applicaties in Microsoft Teams en verken de bijzondere wereld van M365 en integreer praktische apps in je kanalen.
Koffieautomaat-praatje
Het thuiswerken heeft ons beroofd van dat gezellige bijpraten bij het koffieautomaat. Maar dat hoeft niet zo te blijven! Het laagdrempelige karakter van Microsoft Teams maakt het mogelijk om gebruik te maken van een virtuele Coffee Corner. Maak een kanaal aan puur voor de fun en zet af en toe je camera aan met een kop koffie! We blijven mensen en hebben meer binding nodig om de samenhorigheid in stand te houden.
Samen/werken
Wanneer onze bubbels zich gaan mengen gaan we pas samenwerken. De spatie tussen samen werken en samenwerken verdwijnt wanneer we niet naast elkaar, maar met elkaar gaan werken. Microsoft Teams rijkt jou de lijm, mis het niet.
Onze Adoption Consultant Tünay Yilmaz helpt u graag bij de inrichting van Microsoft Teams. Heeft u vragen dan kunt u altijd contact met haar opnemen via 033 – 750 81 81.