Je hebt flink geïnvesteerd in een nieuw softwarepakket voor je assurantie- of accountantskantoor. Iedereen kan nu efficiënter werken, klanten beter helpen en de concurrentie voorblijven. Tenminste, dat was het plan. Maar enkele maanden later gebruikt slechts een handjevol medewerkers het systeem zoals bedoeld. De rest valt terug op oude gewoontes of gebruikt slechts een fractie van de functionaliteit. Een herkenbaar scenario? Tom van Gelder, Managing Director bij Missing Piece, vertelt in deze blog waarom adoptie het verschil maakt tussen een geslaagde en een mislukte IT-investering, en hoe je ervoor zorgt dat jouw team nieuwe technologie écht omarmt.
Wat heb je aan een platform als niemand het gebruikt?
Wat heb je aan een prachtig softwareplatform als je mensen er niet mee kunnen of willen werken? Precies: helemaal niets. Het echte succes van software wordt niet bepaald door technische specificaties of functionaliteiten, maar door de adoptie ervan door je medewerkers. Dit is precies waar veel kantoren in de financiële dienstverlening tegenaan lopen.
Na de implementatie begint het pas: hoe laat je mensen de software omarmen en hoe leer je ze er het maximale uit te halen? Eén ding is zeker: vanzelf gaat het niet. Adoptie is geen technisch proces maar een menselijk proces. En net als bij alle menselijke processen moet je er tijd, aandacht en energie in steken.
De mythe van de technische oplossing
Veel organisaties maken dezelfde fout: ze denken dat nieuwe software automatisch leidt tot nieuwe werkwijzen. Ze investeren fors in licenties en implementatie, maar vergeten budget en tijd te reserveren voor adoptie. Vervolgens verbazen ze zich erover dat medewerkers terugvallen in oude patronen of slechts een fractie van de functionaliteit gebruiken. Zelfs de meest gebruiksvriendelijke applicaties vragen om een gedragsverandering. En gedragsverandering is nu eenmaal complex en vraagt om een doordachte aanpak.
Adoptie is een proces, geen eenmalige actie
Adoptie is een doorlopend proces dat begint vóór de implementatie en doorgaat lang nadat de software live is gegaan. Een effectief adoptieproces start met bewustwording creëren – medewerkers laten begrijpen waarom verandering nodig is. Vervolgens ga je betrokkenheid genereren door sleutelgebruikers vroeg in het proces te betrekken als ambassadeurs.
Na het creëren van draagvlak is het belangrijk training op maat te bieden die aansluit bij specifieke rollen en werkprocessen. Ook na de implementatie is goede ondersteuning onmisbaar. Zorgen voor laagdrempelige hulp, via een helpdesk, maar ook door interne experts of superusers aan te wijzen die collega’s kunnen helpen. Niets is zo frustrerend als vastlopen en niet weten bij wie je terecht kunt. Tot slot moet je successen vieren en delen – positieve ervaringen werken aanstekelijk en helpen een cultuur creëren waarin innovatie en verbetering worden gewaardeerd.
Bij wie ligt de verantwoordelijkheid?
Een veelgehoorde vraag is: wie is verantwoordelijk voor een succesvolle adoptie? Het korte antwoord: iedereen, maar met verschillende rollen.
Het management moet het goede voorbeeld geven en prioriteit geven aan adoptie. De IT-afdeling zorgt voor een technisch soepele implementatie. De leverancier biedt training en ondersteuning. Maar uiteindelijk zijn het de mensen op de werkvloer die het verschil maken door hun dagelijkse keuzes en gedrag.
De meest succesvolle implementaties zijn die waar organisaties een duidelijke adoptiecoördinator aanwijzen – iemand die verantwoordelijk is voor het gehele adoptieproces en voldoende tijd en middelen krijgt om dit goed uit te voeren.
Succesvolle adoptie in de praktijk
Bij succesvolle software-implementaties kun je vaak dezelfde patronen ontdekken. Er wordt voldoende tijd in het proces geïnvesteerd, ook na de technische implementatie. Zo kunnen medewerkers geleidelijk wennen aan nieuwe functionaliteiten. Daar horen korte, gerichte trainingssessies bij die zich op één functionaliteit tegelijk richten, net als een platform waar medewerkers succesvolle toepassingen kunnen delen met collega’s. Natuurlijk is ook persoonlijke aandacht broodnodig, zeker voor die medewerkers die moeite hebben met de overstap.
Organisaties die deze principes toepassen, bereiken sneller de beoogde efficiencywinst. Het gaat niet alleen om de kwaliteit van de software, maar vooral om de doordachte manier waarop het adoptieproces wordt begeleid.
Wat kost het je als adoptie mislukt?
De kosten van mislukte adoptie zijn vaak veel hoger dan organisaties beseffen. Naast de directe kosten van de software-investering zijn er verborgen kosten:
- Gemiste productiviteitswinst
- Frustratie en weerstand bij medewerkers
- Dubbel werk door parallelle processen
- Onbetrouwbare data door inconsistent gebruik
- Imagoschade bij klanten door vertraagde service
Als je deze kosten bij elkaar optelt, wordt duidelijk waarom investeren in adoptie geen luxe is maar een noodzaak.
Begin vandaag nog met betere adoptie
Adoptie van software is geen bijzaak, maar de kern van een succesvolle digitale transformatie. Door hier bewust tijd en middelen voor vrij te maken, verhoog je de kans op succes aanzienlijk. Zie het niet als een eenmalige actie, maar als een doorlopend proces dat aandacht verdient.
Wil je meer weten over hoe je de adoptie van software in jouw organisatie kunt verbeteren? Neem contact met ons op voor een kop koffie. Tijdens een informeel gesprek delen we graag onze praktische inzichten en adoptiestrategieën specifiek voor de financiële dienstverlening.