Kröller Boom stapte over naar de Live Workspace van Missing Piece. Niet lang daarna werd bekend dat ook Herenvest en Guell zouden aansluiten op de cloudomgeving van Kröller Boom. Dit gebeurde terwijl hun eigen migratie naar Live Workspace al in volle gang was. Een dubbele uitdaging, die om zorgvuldige planning en nauwe samenwerking vroeg. Remi de Ridder, Senior Project Consultant, begeleidde dit complexe traject. In deze blog vertelt hij over de aanpak. Dankzij een nauwe samenwerking met de betrokken kantoren en leveranciers verliep de overgang soepel. De drie bedrijven werken nu optimaal samen in een stabiele cloudomgeving, waarin Anva en Dias naast elkaar functioneren.
De situatie: drie klanten, één omgeving
Kröller Boom, een bedrijf met zo’n 40 medewerkers, werkt al jaren met Dias, een van dé softwareoplossingen in de assurantiemarkt. Ze hadden tot voor kort een vrij complexe IT-omgeving met 14 servers en een Citrix omgeving, inclusief een klantenportaal. Een vrij omvangrijke setup die wij in het verleden voor hen hebben ingericht. Op het moment dat de omzetting was afgerond naar Live Workspace, de cloudomgeving van Missing Piece, werd een zeer nauwe samenwerking aangegaan met Herenvest Groep en Guell Assuradeuren, andere organisaties binnen het Söderberg & Partners-netwerk. De samenwerking betekende dat alle IT-systemen moesten worden geïntegreerd en continuïteit en de dienstverlening moest worden gewaarborgd. De uitdaging om dit succesvol te doen, lag bij Missing Piece.
De uitdaging: IT-integratie in een complex landschap
De grootste uitdaging was het integreren van de systemen van de drie bedrijven in dezelfde cloudomgeving. Wat betekende dat de Dias-omgeving moest worden samengevoegd maar tegelijk ook dat Anva volledig moest blijven werken. Werkplekken die in gebruik waren moesten opnieuw worden voorzien van Windows en software moest worden uitgerold op basis van functie. En dit alles zonder downtime en met de mogelijkheid om zowel in het oude als het nieuwe te kunnen blijven werken tot aan de livegang. Zowel Kröller Boom, Herenvest als Guell waren al klant bij Missing Piece, maar de overstap naar Live Workspace is toch een grote verandering en voor iedereen spannend. Zeker als je vlak na de overgang twee bedrijven gaat toevoegen met nét even wat andere wensen en werkzaamheden. Voor de bedrijven was flexibiliteit en 24/7 bereikbaarheid en zo min mogelijk interne onrust van groot belang, wat de planning en uitvoering van het project extra uitdagend maakte. Bovendien was er bij de start van het traject werk te doen om het vertrouwen van de klant terug te winnen.
De aanpak: samenwerking en vertrouwen opbouwen
We zijn gestart met een grondige inventarisatie van de bedrijfsprocessen. Vanaf het begin hebben we duidelijk gemaakt dat het hier om een partnerschap draait. Het gaat hier niet om een simpele technische handeling waarbij de klant betaalt en wij het uitvoeren zonder verder contact. Het gaat om het vertrouwen van en de communicatie met mensen over een verandering in hun dagelijkse werkzaamheden, dat raakt iedereen binnen een bedrijf. We werken samen, en de input van de klant is net zo belangrijk als onze expertise. Wij vertalen bedrijfsprocessen naar technologie, maar de invulling en details kent alleen de klant. Daarom stelden we veel vragen over hoe ze werkten, wie hun leveranciers zijn, en wat ze van ons verwachtten. We begrepen al snel dat bereikbaarheid ook buiten kantooruren van groot belang was voor het team van Kröller Boom en we boden dan ook de ruimte om na werktijd te schakelen. Dat persoonlijke contact creëerde vertrouwen, wat uiteindelijk ook de reden was dat Herenvest en Guell op dezelfde manier werden aangesloten.
Het resultaat: een stabiele IT-omgeving voor drie bedrijven
Vaak eindigt een project na een week nazorg, waarna alles wordt overgedragen. Maar Kröller Boom hechtte veel waarde aan het voortzetten van het persoonlijke contact. Ze wilden dat degene die alle gesprekken had gevoerd en de ins en outs kende – van zowel de mensen als de applicaties als de leveranciers – betrokken bleef. En dat regelen we dan natuurlijk. Zoals altijd kwam er een punt waarop we de oude systemen moesten afsluiten. Dat is een spannend moment, maar de overstap verliep uiteindelijk zonder noemenswaardige problemen. Zowel Kröller Boom als Herenvest en Guell werken nu met Live Workspace. Het persoonlijke contact en de flexibiliteit wordt door iedereen zeer gewaardeerd, en zelfs zes maanden na de oplevering hebben we nog regelmatig contact.
Is jouw bedrijf klaar voor de toekomst?
Wil je weten hoe Missing Piece jouw bedrijf kan ondersteunen bij een IT-integratie of fusie? Ontdek hoe onze cloudoplossingen je kunnen helpen om je IT-infrastructuur klaar te maken voor de toekomst. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.